Dwa podobne produkty stoją obok siebie, na kartonie pozostała etykieta po poprzedniej dostawie, a pracownik liczący zapas nie wie, czy opakowanie zawiera sztuki, czy komplet. Takie drobiazgi potrafią zamienić spis magazynu w wielogodzinne wyjaśnianie różnic. Sam zakup skanera nie rozwiąże problemu, jeśli oznaczenia i dane w systemie pozostaną niespójne.
Przygotowanie do inwentaryzacji warto więc zacząć od zasad identyfikowania towaru, miejsc składowania i opakowań zbiorczych. Dotyczy to zarówno zaplecza sklepu internetowego, jak i hurtowni czy niewielkiego zakładu produkcyjnego. Uporządkowane etykiety pomagają także w codziennych przyjęciach i kompletacji zamówień.
Rozróżnij produkt, opakowanie i miejsce składowania
Kod produktu odpowiada na inne pytanie niż kod regału. Pierwszy wskazuje, co znajduje się w magazynie, drugi — gdzie to odłożono. Numer partii, numer seryjny lub oznaczenie konkretnego pojemnika mogą identyfikować jeszcze inne elementy procesu. Jeśli pracownicy używają tych oznaczeń zamiennie, nawet poprawnie odczytany kod może prowadzić do niewłaściwej operacji.
Przed projektowaniem etykiet trzeba ustalić, które informacje są potrzebne w danym miejscu. Na regale przyda się jednoznaczny adres lokalizacji, na produkcie jego identyfikator, a na opakowaniu zbiorczym także informacja o jednostce i zawartości. Zawartość zmienna wymaga odrębnej procedury aktualizowania oznaczenia; stała etykieta „10 sztuk” nie może pozostawać na kartonie, z którego część towaru już pobrano.
Przy pakietach i własnych kodach wewnętrznych należy uzgodnić sposób ich obsługi w programie. Nie wolno zakładać, że każdy kod wydrukowany na pudełku można potraktować jako identyfikator pojedynczej sztuki.
Najpierw uporządkuj kartoteki, potem drukuj etykiety
Powielanie etykiet z nieuporządkowanego arkusza przenosi błędy z danych na półki. Warto sprawdzić, czy ten sam produkt nie występuje pod kilkoma indeksami, czy różne warianty mają odrębne oznaczenia oraz czy jednostki miary są zrozumiałe dla osób liczących zapas. Nazwy handlowe mogą być podobne, ale identyfikator używany przez system powinien jednoznacznie wskazywać właściwą pozycję.
Za zmiany w kartotekach powinna odpowiadać wyznaczona osoba. Gdy operator nie potrafi rozpoznać produktu, potrzebuje ścieżki wyjaśnienia problemu, zamiast samodzielnego tworzenia kolejnej pozycji. Dobrze jest również ustalić miejsce odkładania towaru bez oznaczeń lub wymagającego sprawdzenia.
Przed masowym wydrukiem należy przygotować niewielką próbkę: kilka podobnych produktów, opakowanie zbiorcze i różne lokalizacje. Taki zestaw pozwala sprawdzić, czy pracownik rozróżnia etykiety oraz czy aplikacja interpretuje odczyt zgodnie z planem.
Projekt ma być czytelny dla człowieka i skanera
Sam kod kreskowy nie wystarcza. Obok niego warto umieścić czytelny opis lub identyfikator, który pozwoli rozpoznać etykietę bez urządzenia. Wielkość tekstu, kontrast oraz układ informacji powinny odpowiadać odległości odczytu i miejscu naklejenia. Mała etykieta produktowa i oznaczenie wysoko położonego regału wymagają innych projektów.
W kodzie trzeba zachować właściwe wymiary elementów symbolu i wolną przestrzeń wokół niego. Rozciąganie gotowej grafiki do rozmiaru etykiety może pogorszyć odczyt. Należy też unikać umieszczania kodu na załamaniu opakowania albo pod folią, która tworzy silne odblaski.
Test powinien obejmować rzeczywisty materiał, powierzchnię klejenia i skaner używany na stanowisku. Jeżeli odbiorca wymaga określonej klasy jakości kodu, samo udane skanowanie nie zastępuje pomiaru odpowiednim weryfikatorem.
Dobierz materiał i urządzenie do trwałości oznaczenia
Etykieta na paczce wysyłanej tego samego dnia pracuje w innych warunkach niż oznaczenie pojemnika używanego przez wiele miesięcy. Przed wyborem materiału warto określić jego kontakt z wilgocią, światłem, ścieraniem i środkami czyszczącymi. Znaczenie mają również powierzchnia oraz temperatura naklejania, a nie tylko warunki późniejszego przechowywania.
Druk termiczny bezpośredni nie wymaga taśmy barwiącej, ale wykorzystuje materiał termoczuły. Druk termotransferowy pozwala dobierać etykiety i taśmy do trwalszych oznaczeń. O odporności decyduje jednak konkretny zestaw materiałów i ustawień, więc wybraną kombinację trzeba sprawdzić na próbce.
Porównując drukarki etykiet w ofercie TAKMA, warto uwzględnić szerokość zadruku, rozdzielczość, sposób wykrywania etykiet i współpracę z używanym programem. Urządzenie powinno obsłużyć zarówno bieżące oznaczanie dostaw, jak i większą serię potrzebną przy porządkowaniu lokalizacji. Sama prędkość katalogowa nie pokazuje czasu wymiany materiałów ani obsługi gotowych wydruków.
Zaplanuj obieg towaru podczas liczenia
Poprawne oznaczenia nie wystarczą, jeśli w czasie spisu produkty zmieniają miejsce bez rejestracji. Firma powinna ustalić zasady obsługi przyjęć, wydań i przesunięć oraz oznaczania już policzonych obszarów. Sposób organizacji zależy od używanego systemu i możliwości magazynu; ważne, aby każda osoba znała obowiązującą procedurę.
Warto oddzielić samo zapisanie wyniku od wyjaśniania rozbieżności. Towar z nieczytelnym kodem, niezgodną jednostką lub kilkoma etykietami wymaga sprawdzenia według ustalonych zasad. Przeklejanie oznaczeń i poprawianie ilości bez pozostawienia śladu utrudnia późniejsze ustalenie, skąd wzięła się różnica.
Sprawdź sprzęt przed rozpoczęciem spisu
Przed zaplanowaną inwentaryzacją trzeba skontrolować czytelność wydruków, stan materiałów i działanie urządzeń odczytujących kody. Zapas odpowiednich rolek oraz zapisane szablony ułatwiają reagowanie, gdy podczas liczenia trzeba odtworzyć uszkodzoną etykietę.
Powtarzających się problemów z wydrukiem nie warto odkładać do dnia spisu. Dla urządzeń Zebra informacje o diagnostyce i naprawach można znaleźć w Serwis-Zebry.pl. Przed przekazaniem sprzętu należy uzgodnić zakres usługi, koszt i przewidywany termin, a także zapewnić obsługę niezbędnych wydruków na czas niedostępności urządzenia.
Na zakończenie przygotowań dobrze jest przeprowadzić próbne liczenie jednego regału. Ujawni ono brakujące oznaczenia, niejednoznaczne opakowania i problemy z odczytem w warunkach codziennej pracy. Poprawki wprowadzone na małej próbce są łatwiejsze do opanowania niż te odkrywane jednocześnie w całym magazynie. Po spisie warto zachować ustalone zasady — dzięki temu następna inwentaryzacja zacznie się od uporządkowanych danych i oznaczeń.
Artykuł sponsorowany
