Wysokie kary za naruszenie zapisów RODO sprawiają, że standardy ochrony danych zyskują na znaczeniu w każdym biznesie. Niezależnie od skali prowadzonej działalności czy branży, firma niszcząca dokumenty jest coraz częściej kluczowym partnerem w zarządzaniu bezpieczeństwem danych i niezastąpionym wsparciem przy utylizacji dokumentów. Podpowiadamy, jaką firmę niszczącą dokumenty wybrać i co ocenić przy jej doborze.
Firma niszcząca dokumenty – dlaczego jej wybór jest aż tak istotny?
Niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa, dokumentacja firmowa musi być niszczona w sposób bezpieczny, a efekt procedury utylizacji danych musi być nieodwracalny, by dane nigdy nie dostały się pod kontrolę osób niepowołanych. Z tego powodu, iż przepisy związane z niszczeniem dokumentacji firmowej są rygorystyczne, kary niebotycznie wysokie, a do tego wyciek danych uderza w interes i wizerunek firmy na różne sposoby, standardem jest to, że przedsiębiorcy szukają wsparcia u profesjonalistów.
Rzetelna i doświadczona zewnętrzna firma niszcząca dokumenty na zlecenie pozwala zyskać gwarancję, że wymagająca ochrony dokumentacja została usunięta zgodnie z przepisami, a przedsiębiorca może ten fakt udowodnić, okazując specjalny certyfikat zniszczenia. Takie rozwiązanie jest więc bardzo wygodne, ale też skutecznie zabezpiecza przed wyciekiem poufnych danych.
Jak wybrać firmę niszczącą dokumenty?
Wybór partnera warto oprzeć o mierzalne i konkretne kryteria. W przypadku firm niszczących dokumenty szczególnie istotne są: doświadczenie w branży, rzetelność i reputacja, profesjonalizm potwierdzony certyfikatami (np. normą DIN 66399), dostęp do skutecznych technologii niszczenia dokumentów, w tym również nośników danych cyfrowych, transparentność procedur.
Warto również upewnić się, czy firma niszcząca dokumenty jest w stanie dostosować swoją ofertę do różnych sytuacji, np. ilości i rodzaju dokumentacji, czy zapewnia bezpieczny transport akt lub realizuje mobilne usługi utylizacji danych w siedzibie u klienta. Bardzo ważne jest również to, by firma niszcząca dokumenty pozwalała kontrolować w razie potrzeby przebieg procesu utylizacji i na koniec przekazała dokumentację, która poświadczy bezpieczne zniszczenie danych.
Na polskim rynku w tym obszarze wyróżnia się zwłaszcza Stena Confidential – firma niszcząca dokumenty i nośniki danych w monitorowanym i sprawdzonym procesie, który dodatkowo przywraca do obiegu surowce pozyskane z utylizowanych dokumentów i sprzętów.
Jak wygląda profesjonalna usługa niszczenia dokumentów?
Najlepszym przykładem tego, jak działa profesjonalna firma niszcząca dokumenty, jest praktyka wspomnianej Stena Confidential. Firma obsługuje wszystkie biznesy, niezależnie od wielkości organizacji czy sektora. Procedury stosowane przez Stena Confidential są wnikliwie przemyślane, a personel skrupulatnie przeszkolony, dzięki czemu utylizowane dokumenty są stale chronione przed dostępem osób trzecich. Proces niszczenia na każdym etapie jest też monitorowany, a na koniec wystawiany jest certyfikat zniszczenia danych. Firma utylizuje każdy typ dokumentacji, również sprzęty IT i wszelkie nośniki cyfrowe, a wykorzystuje do tego certyfikowany i nowoczesny sprzęt. Niszczenie dokumentów połączone jest też u Stena Confidential z recyklingiem i odzyskiem surowców, co pozwala przedsiębiorcom dodatkowo realizować ważne cele środowiskowe.
Artykuł sponsorowany
