Urzędy i instytucje robią, co mogą, aby nie wpuścić za swoje drzwi koronawirusa, bo mogłoby się to skończyć paraliżem ich pracy. Urzędnicy ograniczyli bezpośrednią obsługę interesantów i chcą, aby kontaktować się z nimi telefonicznie, mailowo, przesyłać korespondencję pocztą albo wrzucać do skrzynek w przedsionkach urzędów.
Na początku roku było nie do pomyślenia, aby urzędnik nie wpuścił interesanta do swojego gabinetu. To, co kiedyś niepojęte, absurdalne, dziś przechodzi do porządku dziennego. Czy się to komuś podoba, czy nie, bez względu na konsekwencje i okoliczności. Instytucje i urzędy w całym kraju przymykają drzwi i petentów obsługują tylko w sytuacjach, gdy innej możliwości nie ma. Tak też jest w Chełmie.
W pośredniaku „na zakładkę”
Niedawno u kilkunastu pracowników Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Lublinie potwierdzono Covid-19. W Powiatowym Urzędzie Pracy w Chełmie przyjęli to z wielkim niepokojem. Wkrótce na stronie internetowej chełmskiego PUP pojawił się komunikat, że w związku z aktualną sytuacją epidemiczną i przypadkami zakażenia COVID-19 w trosce o zdrowie pracowników i interesantów pośredniaka do odwołania rekomenduje się elektroniczną rejestrację osób bezrobotnych i poszukujących pracy poprzez portal praca.gov.pl. W praktyce wygląda to tak, że ekipę chełmskiego PUP podzielono na dwie grupy. Gdy jednego dnia pierwsza przychodzi do pracy w urzędzie, druga pracuje z domu zdalnie. I tak na zmianę – praca „na zakładkę”.
– Gdyby zdarzyło się, że ktoś z jednej ekipy zachoruje, to wtedy tylko połowa załogi skierowana będzie na kwarantannę, a pracownicy z drugiej ekipy zapewnią ciągłość pracy – mówi Barbara Gil, dyrektor PUP w Chełmie. – Wprowadziliśmy to rozwiązanie, aby sytuacja nas nie zaskoczyła. Przeszliśmy na pracę zdalną, ale to nie znaczy, że bezpośredni kontakt z interesantami jest niemożliwy. Zdarza się, że klient nie ma dostępu do internetu albo potrzebuje skonsultować sprawę z pracownikiem. Wtedy najpierw należy umówić się telefonicznie (przyp. red. – 82 562-76-59 lub 82 562-76-61) na wizytę na konkretny dzień i godzinę. Petenci przyjmowani są wówczas na wyznaczonych stanowiskach obsługi – pokoje nr 69 i 70. Petenci powinni pamiętać o tym, aby mieć zasłonięte usta i nos.
W chełmskim starostwie, także mieszczącym się w gmachu, obowiązują podobne zasady obsługi petentów. Godziny pracy to 7.30-15.30. Aby ograniczyć bezpośredni kontakt z pracownikami starostwa sprawy urzędowe załatwić można telefonicznie, poprzez Elektroniczną Platformę Usług Administracji Publicznej (E-PUAP), mailem: sekretariat@powiatchelmski.pl, drogą pocztową na adres: pl. Niepodległości 1, 22-100 Chełm, albo za pośrednictwem strony Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych (www.pwpw.pl) można złożyć wniosek o wymianę prawa jazdy i wtórnika prawa jazdy oraz rejestrację pojazdu.
– Staramy się tak zorganizować pracę urzędników, aby w razie czego zapewnić ciągłość tej pracy – mówi Jerzy Kwiatkowski, wicestarosta chełmski.
Ograniczenia w ratuszu
Ograniczenia w bezpośredniej obsłudze interesantów obowiązują też w chełmskim ratuszu. Załatwianie spraw urzędowych też odbywa się tam w trybie komunikacji pocztowej, elektronicznej (poczta tradycyjna, e-mail, ePUAP) oraz telefonicznej. Interesanci mogą wrzucać dokumenty do urn wystawionych w budynkach Urzędu Miasta Chełm. Dokumenty te powinny być w zamkniętej kopercie opisanej nazwą Departamentu/Wydziału oraz numerem telefonu, celem sprawnej komunikacji z wnioskodawcą.
Dokumenty można też składać w Referacie Obsługi Interesantów na parterze budynku przy ul. Lubelskiej 65. Bezpośrednia obsługa interesantów odbywa się wyłącznie w określonych przypadkach i w wyznaczonych do tego miejscach, po uprzednim telefonicznym umówieniu wizyty. Ogólny numer telefonu do Urzędu Miasta Chełm: 82 565 20 70. Pomimo ograniczeń w bezpośredniej obsłudze interesantów ratusza Wydział Komunikacji przy ul. Lubelskiej 63 nie pracuje „za zamkniętymi drzwiami”, tylko na dotychczasowych zasadach (wprowadzonych 16 lipca br.).
W praktyce wygląda to tak, że każdego dnia rano od godz. 8.30 we wtorki i od godz. 7.30 w pozostałe dni można pobrać numer z godziną załatwienia sprawy. Interesanci umawiani są na konkretną godzinę w odstępach co 10-15 min. Aby zarejestrować pojazd, należy przyjść na umówioną godzinę. Odbiór decyzji o rejestracji czasowej pojazdu oraz pozwolenie czasowe („miękki dowód”) wydawane są z reguły w tym samym dniu.
Przychodząc do Wydziału Komunikacji obowiązkowo trzeba mieć zasłonięte usta i nos, zachowywać bezpieczny dystans minimum 1,5 m odległości od innych osób i dezynfekować ręce. Z powodu nieobecności w pracy dwóch urzędników nieczynne było w ubiegłym tygodniu Biuro Ewidencji Działalności Gospodarczej. Ci, którzy chcą założyć lub zawiesić działalność gospodarczą mogą to zrobić bez wychodzenia z domu za pośrednictwem: strony internetowej https://prod.ceidg.gov.pl/ceidg.cms.engine/; infolinii 801 055 088 lub 22 765 67 32.
Dzwonić, jeśli kryzys
Ośrodek Interwencji Kryzysowej w Chełmie kontynuuje udzielanie pomocy psychologicznej, pedagogicznej i terapeutycznej chełmianom, którzy znaleźli się w kryzysowych sytuacjach. Jeśli ktoś znalazł się na życiowym zakręcie, potrzebuje wsparcia i skorzystania z porady specjalisty, może umówić się z nim na wizytę. Spotkania odbywają się po telefonicznym (tel. 82 564 07 07) ustaleniu spotkania i przy zachowaniu reżimu sanitarnego.
Wstrzymane odczyty wodomierzy
W związku z zagrożeniem rozprzestrzeniania się epidemii koronawirusa MPGK Chełm poinformował swoich odbiorców usług, że wstrzymuje do odwołania indywidualne odczyty wskazań wodomierzy przez pracowników spółki. W tej sytuacji należy samodzielnie odczytać i podać wskazania wodomierza telefonicznie – 82 563 14 61 (wew. 241 lub 258). W przypadku braku informacji o ilości pobranej wody zostanie ona ustalona na podstawie średniego zużycia z poprzednich okresów rozliczeniowych. Dodatkowo chełmski MPGK do odwołania wstrzymuje prace związane z planową wymianą wodomierzy na terenie miasta. MPGK tłumaczy, że podejmowane działania mają „głównie charakter profilaktyczny i wynikają z troski o zdrowie pracowników i interesantów w związku z realnym zagrożeniem rozprzestrzeniania się epidemii koronawirusa”.
E-wizyta w ZUS
Sale obsługi klientów w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych w poniedziałki będą czynne od godziny 8.00 do 15.00, tak, jak w pozostałe dni tygodnia. Dotyczy to wszystkich placówek ZUS w kraju. Instytucja zmieniła poniedziałkowe godziny otwarcia w związku z ogólnopolską sytuacją epidemiczną i koniecznością zapewnienia odpowiedniej obsady sal obsługi. Infolinia ZUS pod numerem 22 560 16 00 nadal będzie czynna w godzinach 7.00-18.00. Pod koniec ubiegłego tygodnia wprowadzono e-wizytę w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych. To wideorozmowa z pracownikiem ZUS, z wykorzystaniem internetu i komputera lub telefonu z kamerą i mikrofonem. Wcześniej należy umówić się na wybrany dostępny termin i godzinę.
– W ten sposób można uzyskać informacje w swojej sprawie bez wychodzenia z domu – informuje Małgorzata Korba, regionalny rzecznik ZUS w województwie lubelskim. – Tą drogą klienci mogą też zarejestrować profil na Platformie Usług Elektronicznych ZUS, która pozwala wygodnie składać wnioski i dokumenty oraz uzyskiwać zaświadczenia i informacje ze swojego konta. Więcej o e-wizytach na stronie internetowej zus.pl/e-wizyta.
KRUS też z ograniczeniami
Placówka Terenowa KRUS też ograniczyła bezpośrednią obsługę interesantów. Wstrzymano badania przeprowadzane przez lekarzy rzeczoznawców i komisje lekarskie. Korespondencję do KRUS należy umieszczać – jak napisano w komunikacie placówki – „we wrzutni” znajdującej się w przedsionku chełmskiego KRUS-u. Pracownicy KRUS zachęcają do kontaktu telefonicznego, listownego, mailowego i korzystania z platformy komunikacji ePUAP.
W gminach również przymknięte drzwi
Ograniczenia w przyjmowaniu interesantów obowiązują też w urzędach gmin powiatu chełmskiego. Przed wejściami do urzędów wystawione są skrzynki, do których można wrzucać korespondencję. W niektórych placówkach są dzwonki przy drzwiach, z których petenci mogą korzystać. Jeśli ktoś chce porozmawiać z urzędnikiem „w cztery oczy”, bo chce załatwić jakąś formalność, powinien najpierw zadzwonić i się umówić. (mo)
