W ubiegłą środę, 24 lutego, wspólnie z Państwową Inspekcją Pracy zorganizowaliśmy telefoniczny dyżur eksperta PIP poświęcony tematyce praw i obowiązków pracowników w czasie pandemii. Na telefoniczne pytania naszych Czytelników od godz. 13.00 do 15.00 odpowiadała Pani Małgorzata Krzemińska-Ochera, specjalista z Okręgowego Inspektoratu Pracy w Lublinie. O co pytali Czytelnicy?
- Jakie składniki wynagrodzenia mogą składać się na minimalne wynagrodzenie za pracę. Pracodawca kształtuje wynagrodzenie w taki sposób, że stawka zasadnicza wynagrodzenia opiewa na kwotę niższą niż minimalne wynagrodzenie obowiązujące w danym roku ale uzupełnia to dodatkiem wyrównawczym. Czy tak może być?
Ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę stanowi, że wysokość wynagrodzenia pracownika zatrudnionego w pełnym miesięcznym wymiarze czasu pracy nie może być niższa od wysokości minimalnego wynagrodzenia. Jednocześnie art. 6 ust. 4 wskazanej regulacji stanowi, że do obliczenia wysokości wynagrodzenia pracownika przyjmuje się przysługujące pracownikowi składniki wynagrodzenia i inne świadczenia wynikające ze stosunku pracy, mogą nimi być np. premie i nagrody regulaminowe i uznaniowe lub innego rodzaju dodatki (w tym dodatek wyrównawczy), za wyjątkiem: nagrody jubileuszowej, odprawy pieniężnej przysługującej pracownikowi w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy, wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych, dodatku do wynagrodzenia za pracę w porze nocnej i dodatku za staż pracy.
Reasumując, wynagrodzenie minimalne może stanowić sumę różnych składników przy uwzględnieniu ww. wyłączeń. Nie ma zatem przeszkód aby w treści umowy ukształtować wynagrodzenie za pracę wskazując kwotę wynagrodzenia zasadniczego oraz premie czy dodatki, które w sumie powinny stanowić kwotę co najmniej minimalną ustaloną na dany rok.
- Czy w przypadku zamknięcia restauracji pracownikowi należy się wynagrodzenie przestojowe?
Pracodawca, w okresie obowiązywania obostrzeń, prowadzących do zamknięcia restauracji, może wprowadzić przestój ekonomiczny na podstawie przepisów ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczeniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (dalej: ustawa o COVID-19). Przestój ekonomiczny w zakładzie pracy wprowadza się na podstawie porozumienia zawartego ze stroną społeczną (ze związkami zawodowymi lub z przedstawicielami pracowników) i wiąże się to z obowiązkiem wypłaty wynagrodzenia przestojowego obniżonego nie więcej niż o 50%. Wynagrodzenie to nie może być jednak niższe niż minimalne wynagrodzenia za pracę ustalone na podstawie przepisów o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, z uwzględnieniem wymiaru czasu pracy. Niezależnie jednak od tego, czy pracodawca wprowadził omawiane rozwiązanie, trudno wyobrazić sobie sytuację, że pracownik mimo gotowości do pracy, nie otrzyma od pracodawcy żadnego wynagrodzenia. Jeżeli pracodawca nie zdecydował się na wprowadzenie przestoju ekonomicznego, będzie zobowiązany do wypłaty wynagrodzenia wynikającego z umowy o pracę.
- Czy pracownikowi szpitala należy się tzw. dodatek covidowy? Czy w skład minimalnego wynagrodzenia może wchodzić dodatek za wysługę lat, czy za pracę w nocy?
Należy wskazać, że w stosunku do wybranych grup personelu medycznego pracującego przy zwalczaniu epidemii (lecz nie na podstawie decyzji wojewody), zastosowanie znajduje polecenie Ministra Zdrowia z dnia 4 września 2020 r., zmienione poleceniem z dnia 1 listopada 2020 r., mocą którego Prezes Narodowego Funduszu Zdrowia został zobowiązany do przyznania dodatkowego wynagrodzenia za pracę w związku ze zwalczaniem epidemii COVID-19 wskazanym poniżej grupom personelu medycznego. Od 1 listopada 2020 r. na podstawie ww. polecenia wynagrodzenie dodatkowe za pracę w związku ze zwalczaniem epidemii COVID-19 przysługuje:
- osobom wykonującym zawód medyczny, zajmującym się leczeniem pacjentów chorych na COVID-19 w szpitalach II i III poziomu zabezpieczenia, które łącznie spełniają następujące kryteria:
– wykonują zawód medyczny w rozumieniu art. 2 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej (Dz.U. z 2020 r. poz. 295 ze zm.) – dalej u.dz.l.,
– uczestniczą w udzielaniu świadczeń zdrowotnych,
– mają bezpośredni kontakt z pacjentami z podejrzeniem i z zakażeniem wirusem SARS-CoV-2.
- a także osobom:
– wykonującym zawód medyczny w SOR lub izbach przyjęć,
– wykonującym zawód medyczny zespołach ratownictwa medycznego, w tym lotniczych zespołach ratownictwa,
– wykonującym czynności diagnostyki laboratoryjnej w laboratoriach przy szpitalach I, II i III poziomu zabezpieczenia, z którymi NFZ podpisał umowę na wykonywanie testów w kierunku SARS-CoV-2.
Odnosząc się do drugiej części pytania, dotyczącej minimalnego wynagrodzenia za pracę, stwierdzić należy, że ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę zapewnia świadczącym pracę minimalną stawkę wynagrodzenia, w skład której wchodzić mogą inne składniki, takie jak np. premie lub nagrody. Wyjątki od reguły określa art. 6 ust. 5 wskazanej wyżej ustawy, stanowiąc, że w skład minimalnego wynagrodzenia za pracę nie może wchodzić: nagroda jubileuszowa, odprawa pieniężna przysługująca pracownikowi w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy, wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych, dodatek do wynagrodzenia za pracę w porze nocnej i dodatek za staż pracy.
- Czy pracodawca może w regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych zastrzec, że pracownik, żeby otrzymać świadczenie „pod gruszą” musi wykorzystać przynajmniej 5 dni z bieżącego urlopu wypoczynkowego, niezależnie od tego czy posiada urlop zaległy w takiej ilości dni, która wystarczyłaby na nieprzerwany 14-dniowy urlop.
Propozycja pracodawcy, dotycząca uzależnienia wypłacenia świadczenia tzw. „wczasy pod gruszą” z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, od wykorzystania co najmniej 5 dni urlopu bieżącego, niezależnie od ilości dni urlopu zaległego, które posiada pracownik, budzi wątpliwości prawne. Co prawda, urlop wypoczynkowy powinien być udzielony pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo, ale z praktyki życiowej wiadomo, że najczęściej jest to nierealne, z uwagi chociażby na różne sytuacje życiowe pracownika lub organizację pracy w zakładzie. Urlop ustala się w dwojaki sposób – udziela się go indywidualnie lub ustala w planie urlopów. Pracodawca nie sporządza planu urlopu, gdy nie działa u niego zakładowa organizacja związkowa albo gdy związki wyrażą na to zgodę. Plan urlopów jest wiążący dla pracownika i pracodawcy, zatem to plan urlopów lub indywidualne wnioski pracownika winny mieć pierwszeństwo w ustalaniu kiedy i kto będzie korzystał z uprawnień urlopowych, a nie treść regulaminu zfśs.
- Czy przepisy powszechnie obowiązujące nakładają obowiązek pracy zdalnej? Czy pracodawca może odmówić pracy zdalnej?
Praca zdalna została wprowadzona ustawą z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (t.j. Dz. U. poz. 1842). Art. 3 powołanej ustawy stanowi, że w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania. Ustawa nie narzuca zatem obowiązku pracy zdalnej, wprowadza jedynie taką możliwość. Wprowadzenie tego rozwiązania przez ustawodawcę jest bardzo ważne, ponieważ w sytuacji gdy nie ma on możliwości zapewnienia pracownikom pracy bez narażenia na transmisję wirusa SARS-Cov2 tj. nie może zapewnić 1,5 m odstępów pomiędzy stanowiskami pracy lub trudno mu zorganizować wystarczającą ilość środków ochrony indywidualnej, to może skorzystać z tego rozwiązania, pod warunkiem oczywiście, że inne przesłanki/warunki dotyczące pracy zdalnej będą spełnione np. pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy. Jeśli pracodawca jest w stanie zapewnić bezpieczną pracę w sensie epidemiologicznym to nie musi wprowadzać pracy zdalnej (zaleca się ją jedynie).
- Czy w związku z zamknięciem branży gastronomicznej, pracodawca może zobowiązać pracownika do tego, żeby okres wprowadzonego przestoju, był „odrobiony” w późniejszym okresie? Czy pracodawca może zmusić pracownika do wykorzystania urlopu bieżącego?
Na tak postawione pytanie należy odpowiedzieć przecząco, czas przestoju, jako czas pozostawania przez pracownika w gotowości do wykonywania pracy, jest czasem pracy, a co za tym idzie, za ten czas pracownikowi należy się wynagrodzenie. Ponadto, czas przestoju wliczany jest do wymiaru czasu pracy pracownika w danym okresie rozliczeniowym. W przypadku zatem, gdy pracownik w okresie rozliczeniowym, na skutek przestoju, nie przepracował np. 50 godzin, to i tak te 50 godzin należy wliczyć mu do obowiązującego go wymiaru czasu pracy. W związku z tym, każda godzina dodatkowej pracy (zleconej w późniejszym okresie) stanowić będzie pracę w godzinach nadliczbowych, za którą pracownikowi, oprócz normalnego wynagrodzenia, należeć się będzie dodatek za pracę nadliczbową lub czas wolny.
Zgodnie z obowiązującymi regulacjami pracodawca może zobowiązać pracownika tylko do wykorzystania urlopu zaległego. Bieżący urlop, w przypadku, gdy brak jest planu urlopu, powinien być udzielony w porozumieniu z pracownikiem.
- Czy pracownik, który przebywa na kwarantannie, ma obowiązek dostarczyć pracodawcy zaświadczenie z sanepidu?
Obecnie nie ma takiego wymogu. Wcześniej były wydawane decyzje w formie pisemnej, ale ze względu na ich liczbę zostały zmienione przepisy. Obecnie sanepid zamieszcza informacje o kwarantannie czy izolacji w systemie elektronicznym. W systemie PUE ZUS są one widoczne dla pracodawcy. Każdy pracodawca ma więc podgląd do tych danych. Oczywiście nie zwalnia to pracownika z obowiązku poinformowania pracodawcy o nieobecności w pracy. Może to zrobić telefonicznie, poprzez SMS-a lub mailem. Więc najpóźniej drugiego dnia absencji w miejscu zatrudnienia, pracownik w sposób zwyczajowo przyjęty u pracodawcy powinien się z nim skontaktować, powiadomić dlaczego go nie ma w pracy i jak długo ta nieobecność potrwa.
- Jestem objęta kwarantanną ze względu na chorobę innego domownika (ja jestem zdrowa). Czy w tej sytuacji muszę mieć wystawione zwolnienie lekarskie? Czy wystarczy, jeśli poinformuję swojego pracodawcę o tym, że zostałam z automatu objęta kwarantanna i dopiero po jej odbyciu oświadczę, że ją przeszłam?
Nie musi mieć pani zwolnienia lekarskiego. Jest pani na mocy prawa objęta kwarantanną i to wystarczy. Ma pani jednak obowiązek poinformować pracodawcę, że odbywa pani kwarantannę, jako współdomownik osoby chorej najpóźniej drugiego dnia nieobecności w pracy. Składa pani także oświadczenie pracodawcy w celu uzyskania prawa do świadczenia z ubezpieczenia chorobowego. Oświadczenie musi zawierać imię i nazwisko ubezpieczonego, jego numer PESEL, jeżeli go posiada, informację o dniu rozpoczęcia odbywania obowiązkowej kwarantanny i dniu jej zakończenia oraz dane, dotyczące osoby zamieszkującej z ubezpieczonym we wspólnym gospodarstwie domowym, u której stwierdzono zakażenie wirusem SARS-CoV-2, oraz podpis ubezpieczonego.
- Jeśli jeden pracownik jest zarażony SARS-CoV-2, to czy pozostali pracownicy mogą żądać od pracodawcy informacji na ten temat? Czy to są jakieś informacje, dane szczególnie chronione?
Dla własnego bezpieczeństwa pracodawca powinien to skonsultować z Urzędem Ochrony Danych Osobowych. Bo faktycznie obowiązkiem zatrudniającego jest przeciwdziałać zakażeniom, wynika to chociażby z artykułu 207 Kodeksu pracy. Chodzi o kwestie BHP. Pracodawca nie powinien narażać innych pracowników na zakażenie, a w związku z tym na pogorszenie ich stanu zdrowia. Natomiast pytanie, czy ma podstawę prawną, by przekazywać im taką informację? Tu jednak w grę wchodzą dane wrażliwe. Dlatego ważne jest udowodnienie celowości ich przekazywania. Aby być pewnym, czy ta przesłanka została spełniona, czy nie naruszamy danych wrażliwych zakażonego pracownika, warto zapytać o to UODO.
- Biorąc pod uwagę obecną sytuację epidemiczną, w szczególności o jakich obowiązkach w zakresie bhp powinien pamiętać pracodawca?
Wszystko zależy od profilu działalności prowadzonej na terenie zakładu pracy. Bo to zdecydowanie wpływa na to, jakie obowiązki sanitarne muszą być spełnione. Czy musi być zachowana odległości 1,5 metra pomiędzy pracownikami, zapewnione środki ochrony indywidualnej typu maseczki, przyłbice czy płyny do dezynfekcji. To zależy również chociażby od tego, czy pracownicy mają styczność np. z kontrahentami czyli osobami z zewnątrz.
Jeżeli w zakładzie pracy nie ma możliwości rozgraniczenia stanowisk pracy, to PIP zaleca wprowadzenie zmianowości pracy, podzielenie pracowników na grupy, które nie maja ze sobą styczności. Jeżeli pracodawca ma takie możliwości lokalowe, to zalecamy również wprowadzenie zasady, że w jednym pomieszczeniu pracuje jedna osoba. Zawsze rekomendujemy również, tam gdzie to możliwe wysyłanie pracowników na pracę zdalną.
- Jeżeli pracownik odmówi poddania się testowi na COVID-19, za który płaci pracodawca, to czy pracodawca może wyciągnąć jakieś konsekwencje wobec takiego pracownika?
Generalnie nie ma podstawy prawnej, na podstawie której pracodawca mógłby zmusić podwładnych do poddania się takim świadczeniom. Nie ma więc również podstawy prawnej, żeby w przypadku odmowy wydania zgody na ich przeprowadzenie, mógł wyciągać wobec pracowników jakieś konsekwencje. Pracodawca, który nałożyłby z tego powodu na pracownika jakąś karę porządkowa – nagnę, albo upomnienie i zostałoby to wpisane w jego akta pracownicze, musi liczyć się z tym, że jego podwładny może się od tego odwołać i skierować sprawę do sądu. Z tych względów zalecamy pracodawcom daleko zachowawcze podejście do tych kwestii.
- Czy w okresie wykonywania pracy zdalnej, pracodawca może wysłać pracownikowi wypowiedzenie umowy o pracę drogą mailową?
W zakresie rozwiązywania umów w czasie pandemii nic się nie zmieniło. Wypowiedzenie jest skuteczne, jeśli jest skutecznie doręczone. Samo wysłanie wypowiedzenia mailem będzie wadliwe. Konieczne jest wysłanie na adres pracownika wypowiedzenia w formie pisemnej przesyłką poleconą. Pracodawca musi mieć dowód doręczenia. Wypowiedzenie można wysłać także drogą elektroniczną (poprze e-mail), jeżeli oświadczenie o rozwiązaniu umowy zostało opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
